Home-Office neusten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Entwicklungen

Mit der COViD-19-Pandemie hat sich das Home-Office als Arbeitsmethode in den Unternehmen national und grenzüberschreitend etabliert. Was von den Mitarbeitern meist sehr geschätzt wird, bringt leider auch einige Risiken für den Arbeitgeber mit sich. So kann die Arbeit im Home-Office unter Umständen eine Betriebsstätte begründen. Das gleiche Risiko besteht auch im internationalen Verhältnis. In diesem Bereich sind, neben den unternehmenssteuerlichen, auch die sozialversicherungsrechtlichen Aspekte zu beachten. Die Schweizer Steuerkonferenz («SKK») hat eine Analyse zum Home-Office und der damit verbundenen möglichen Begründung von Betriebsstätte veröffentlicht. Die SKK ist zum Schluss gekommen, dass Home-Offe bei Angestellten mit grosser Wahrscheinlichkeit keine Betriebsstätte darstellt, und zwar ausfolgenden Gründen:

    • Der Arbeitgeber hat i.d.R. keine Verfügungsmacht über die Räumlichkeiten des Arbeitnehmers. Es liegt somit keine dauerhafte Geschäftseinrichtung am Ort des Home-Office vor.
    • Die Voraussetzung einer festen Geschäftseinrichtung ist auch nicht erfüllt, wenn der Arbeitnehmende eine Entschädigung für die Nutzung eines Privatraums zahlt.
    • Absolut betrachtet ist die Tätigkeit meistens vernachlässigbar und ebenso ist die Anzahl Mitarbeiter, die sich im Home-Office beschäftigen (Quantitatives Element) gering.
    • Es handelt sich meistens um untergeordnete und nebensächliche Tätigkeiten (administrative Tätigkeit ohne Aussenauftritt (z.B. ohne Kundenempfang, Abschlussvollmacht etc.)
    • Auch wenn mehrere Angestellte des Unternehmens im selben Kanton, derselben Gemeinde wohnhaft sind, ist eine konsolidierte Beurteilung der Anzahl Angestellten nicht angemessen. Jeder Tätigkeitsort muss grundsätzlich unabhängig betrachtet werden und die Kriterien einer Betriebsstätte erfüllen.

Die gute Nachricht der SKK-Analyse ist sicherlich, dass das steuerliche Risiko einer Betriebsstätte im interkantonalen Verhältnis für Angestellte im nationalen Umfeld relativiert wird. Aber jeder Fall ist Einzel zu betrachten und zu beurteilen. So können zum Bespiel Geschäftsführer, die mehrheitlich im Home-Office arbeiten am Ort der Tätigkeit eine Betriebsstätte begründen. Dies insbesondere in kleinen Verhältnissen, in denen die operative Führung in den Händen einer einzigen Person liegt.  

Beim Arbeitnehmer wird steuerlich und sozialversicherungsrechtlich bei einer pauschalen Entschädigung fürs Home-Office (seit 2022 nach COVID-19) neben der absoluten Höhe einer Entschädigung, geprüft, ob das Home-Office freiwillig oder angeordnet ist. Solange das Home-Office freiwillig ist, kann an sich jeder Betrag vereinbart werden. Bei erzwungenem Homeoffice muss die Pauschale im Durchschnitt die Aufwendungen decken.

Der Abzug von typischen Gewinnungskosten während der Home-Office Periode können vom Arbeitnehmer steuerlich nicht geltend gemacht werden (Fahrkosten, auswärtige Verpflegung). Unter gewissen Bedingungen können die Kosten für ein Arbeitszimmer abgezogen werden.

Die mit den Nachbarländern abgeschlossenen COVID-19 Vereinbarungen sind hinfällig geworden. Bezüglich der Unternehmenssteuerlichen Betriebsstätte Problematik gelten grundsätzlich die gleichen Kriterien wie im nationalen Recht (feste Geschäftseinrichtung, Geschäftstätigkeit des Unternehmens). Home-Office von mehr als 40% kann den Grenzgänger Status gefährden. Arbeiten Grenzgänger mehr als 49.9% ihres individuellen Arbeitspensums im ausländischen Homeoffice, begründet dies eine Sozialversicherungsabgabepflicht des schweizerischen Arbeitgebers im Wohnsitzstaat (EU/EFTA) des Grenzgängers. Daher sollte Home-Office bei Grenzgängern nur im Umfang von 20% des Arbeitspensums zugelassen werden. Aufgrund der Einzelfallbetrachtung und der weitreichenden Konsequenzen einer Steuerpflicht im Ausland wird eine steuerrechtliche Abklärung der Home-Office-Praxis in Bezug auf Grenzgänger empfohlen, vor allem, wenn mehr als ein Tag Home-Office pro Woche gewährt wird.

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